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Ablauf

Das Projektmanagementsystem ist in die Phasen Initiierung, Planung, Realisierung und Abschluss eingeteilt. Je nach Größe des Projektes unterscheidet sich die Intensität und Ausprägung der Projektphasen sowie der damit verbundenen Tätigkeiten. Die grundlegende Struktur des Projektablaufes wird jedoch beibehalten.

Initiierungsphase
Die Initiierungsphase dient der Projektvorbereitung. In ihr sind die Ziele des Projektes hinreichend genau zu definieren, um darauf aufbauend eine erste grobe Planung durchzuführen.

Werden in der Stabsstelle mehrere Projektvorschläge eingereicht, findet eine gründliche Betrachtung und Priorisierung statt. Ist ein Projektvorschlag angenommen, erfolgt eine erste Umfeldanalyse und die Definition des Ziels sowie der wesentlichen Aktivitäten. Daraus lässt sich ableiten, welche Personen in das Projektteam berufen werden (Arbeitsgruppe/ Projektteam). Eine erste, noch sehr ungenaue Zeit- und Ressourcenplanung entsteht ebenfalls und Voraussetzungen für den Projekterfolg werden deklariert.

Dies alles wird zusammen mit einer Projektnummer, einem Projektnamen und einer Projektpriorität (A, B, C) in einem Projektsteckbrief zusammengefasst, welcher nach Fertigstellung mit dem Auftraggeber abgestimmt wird.

Daraus ergibt sich dann ein Auftrag für die Vorplanung des Projektes, der nach der Erstellung vom Auftraggeber freigegeben werden muss. Nach erteilter Freigabe wird das Projektteam informiert, die Infrastruktur bereitgestellt und der Kick-Off-Workshop vorbereitet.

Planungsphase
Das Kick-Off-Meeting ist ein wichtiger Bestandteil der Planungsphase. Im Rahmen des Startworkshops trifft sich das Projektteam, um das Projekt vorzustellen sowie erste Abstimmungen zu Zeitplan und Ressourcen zu treffen. Es werden erforderliche Zuarbeiten abgesprochen inkl. der jeweiligen Lieferzeit. Ebenfalls wird ein Folgetermin zwecks der detaillierten Projektplanung fixiert. Bei großen Projekten ist die Erstellung einer Kommunikationsliste mit Angaben zu allen Projektbeteiligten erforderlich.

Der Kick-Off-Workshop wird außerdem dazu genutzt, dass Team zu entwickeln sowie Rollen, Erwartungen, Risiken und gemeinsame Spielregeln zu klären. Die Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und grundlegenden Spielregeln werden definiert und dokumentiert.

Der eigentliche Projektplan wird im Folgetermin abgestimmt als Resultat aus der Zuarbeit des Projektteams und der ggf. erforderlichen Änderungen aus dem Folgetermin.

Die Stabsstelle Projketmanagement der Verwaltung & Risikomanagement moderiert den gesamten Planungsprozess.

Steuerungsphase (Realisierung)
Neben dem Abarbeiten des Projektplans sind im Rahmen des Projektcontrollings und des Berichtswesens alle planungsrelevanten Größen des Projektes zu steuern. Statusreporte werden erstellt, in denen Analysen zu Kosten und/oder Meilensteinen aufgeführt sind. Daneben werden Kennzahlen aufgezeigt und aktuelle Probleme inkl. geeigenter Maßnahmen zur Lösung dargelegt. Zusätzlich wird aktiv ein Risikomanagement durchgeführt. Ggf. sind offene Punkte oder notwendige Änderungen im Projekt festzuhalten.

Für das Berichtswesen sowie für die Kommunikation innerhalb des Projektes ist ein zentraler Datenraum geschaffen, auf dem alle Projektteilnehmer Zugriff haben.

Abschlussphase
Im Rahmen der Fertigstellung des Projektes ist eine Abschlussveranstaltung durchzuführen. Das Projektteam blickt gemeinsam auf das Projekt zurück und gibt sich gegenseitiges Feedback. Das gewonnene Wissen wird dokumentiert.

Die Übergabe der Projektergebnisse an den Auftraggeber wird vorbreitet und ein Abschlussbericht erstellt. Der Abschlussbericht umfasst neben dem Vergleich von Planung und Umsetzung eine Gesamteinschätzung des Projektes.

Nach der Übergabe der Projektergebnisse ist es wichtig, dass der Auftraggeber die Verantwortung für die Projektergebnisse aus der Projektorganisation in die betroffenen Bereiche der UMR verlagert. Basierend auf der Umfeldanalyse sind in jedem Fall alle Beteiligten zu berücksichtigen.